電話対応の苦手を克服!焦らずしっかり受け答えするためのコツ6選!

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「電話がくると緊張してしまう」「スムーズに受け答えできず、焦ってしまう」など、電話対応が苦手だ!という方は意外と多いと思います。ですが、電話対応は仕事をする上で避けては通れないので、「苦手だから・・・」と言ってはいられず困ってしまいますよね。

そこで今回は、電話対応の苦手を克服するためのコツをご紹介致します。ぜひ参考にしてみてくださいね!

1.一呼吸置いてから電話対応するようにする!

電話が苦手だと感じている方は、「やだなぁ」「失敗したらどうしよう」とビクビクしながら電話に出たり、かけたりしてしまっていることが多いと思います。ですが、心の準備ができないままに電話対応をしてしまうことで、パニックになったり焦ったりしてしまう可能性がありますよ。

仕事中に電話のベルが鳴った時には、その時点で気持ちに焦りが出てしまっていると思います。まずは一度深呼吸してから受話器を取るように心掛けましょう。また、こちらから電話をかける際も、一呼吸置いて気持ちが落ち着いてからかけるようにしましょうね。

このように、電話の前に一度気持ちを落ち着かせると、「よし、やるぞ!」と覚悟を決めることができるので、自信を持ってしっかり電話対応できるようになります。苦手意識に打ち勝つためには、気持ちの持ち様も大切なので、ぜひ試してみてくださいね。

2.話したい内容を紙にまとめておく!

こちらから話したい内容がある場合には、事前に伝えるべき内容を紙にまとめておくことをおすすめします。電話に苦手意識があると、どうしても電話対応中に落ち着いて考えることが難しく、伝え忘れがあったり、間違ったことを伝えてしまったりすることもありますよね。

それを克服するためには、あらかじめ伝えるべきことを紙に書いて、目で確認しながら電話をするのが効果的です。目で確認しながら話すことで、順を追って分かりやすく説明することができ、伝え忘れも防ぐことができますよ!

また、紙にまとめたことをどのように説明するのか、電話をする前に頭の中でイメージトレーニングしておくのも良いですね。苦手意識を持っているからこそ、行き当たりばったりで電話対応をしようとするのはハードルが高いです。できる準備はしておくようにすると良いですよ!

3.聞いたことはすぐにメモにとる!

苦手意識を克服するために、電話は「メモとセットで対応する」癖をつけておきましょう!相手が話した情報をすぐに文字にしておくことで、上司などに伝えるべきことを逃しませんし、話を整理しながら会話しやすくなります。

中には、「伝えるべき内容はあとできれいにまとめよう」と思って、メモ作成を後回しにしてしまう人もいるかもしれません。ですが、電話対応が苦手だからこそ、聞いた内容を確実に覚えているとは限らないので、すぐにメモにとるように心掛けましょうね。

上司にはきれいなメモを渡したいという場合には、電話中に書いたメモを参考に、わかりやすくあとで書き直せば良いんですよ。電話中には走り書きで構わないので、文字で情報を確実に残しておくようにしましょう!

4.ゆっくり落ち着いて喋るようにする!

電話対応の苦手を克服するコツとして、ゆっくり落ち着いて喋るようにすることもあげられます。苦手意識を持っていると、どうしても「はやく終わらせてしまいたい!」という思いから、早口で喋ってしまいがちになります。

ですが、早口だと正確に情報を伝えることが難しくなってしまい、伝達ミスを招く恐れがあります。また、こちらの会話のテンポに合わせて相手がつられてしまうために、相手も早口になってしまい、情報が聞き取りづらくなってしまうこともあります。

スムーズに電話対応をしたいという思いから、自然と早口になってしまうこともあると思います。ですが、ゆっくり丁寧に喋った方が確実に情報交換できるため、結果的にスムーズに電話が終えられることもあると思いますよ!喋りのテンポにも気を配ってみてくださいね。

5.相手の言葉を復唱する!

「電話対応でミスをするのが怖い!」という思いから苦手意識を持っている方も多いと思いますが、それを克服するためには、相手の言葉を復唱することをおすすめします。

例えば、相手が電話番号を言った時には、「はい。〇〇-〇〇ですね!」と電話番号を復唱して相手に確認してもらうようにしましょう。相手の顔が見えない電話だからこそ、ひとつひとつ丁寧に確認しながら話を進めることで、正確な情報伝達ができるようになりますよ!

復唱を心掛けることで、早期に間違いに気付くことができ、電話対応でのミスはぐんと減るはずです。「ミスをするのが怖い!」と思っている方は、すぐにでも試してみると良いですね!

6.積極的に電話対応をして慣れる!

電話に対する苦手意識を克服するためには、なによりも「慣れること」が一番効果的です!そのためには、「苦手だから・・・」と電話を避けずに積極的に対応するように心掛けましょう。

特に若手のうちならば、電話対応が少しくらい下手でも周りがフォローしてくれるはずですよ!ですが、苦手意識を持ったまま克服できずに、そのまま年数を重ねてしまっては誰も助けてくれなくなってしまいます。

ぜひ今のうちに電話対応の場数を踏んで、少しでも早く慣れることができるようにしましょうね。電話対応は相手のいることなので、臨機応変な対応が必要です。そのためには、たくさんの電話に出てさまざまなパターンを経験し、学んでいくことが大切ですよ。

おわりに

いかがでしたか?電話への苦手意識の克服法が見つかったでしょうか?少しの工夫で落ち着いて対応することができるようになったり、ミスを減らすことができたりするので、ぜひ試してみてくださいね!