スマートな業務引継ぎのコツ!一般職の仕事を最短で伝える方法6つ!

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「仕事の引継ぎの時間が足りない!」「引継ぎ以外にも仕事があるのに!」…異動が決まり、後任に仕事内容を伝える時間があまりない場合、焦ってしまいますよね?

では、できるだけ時間をかけずに、かつ分かりやすく伝えるためにはどのようにすれば良いのでしょうか?

今回は、最短でスマートに業務を引き継ぐコツをご紹介致します。ぜひ参考にしてみてくださいね。

1.仕事内容のマニュアルを作る

最短でスマートに業務引継ぎをするコツは、「仕事内容のマニュアルを作る」ことです。

口頭での説明をする前に、あらかじめマニュアルを渡して目を通してもらうようにすれば、ある程度の事前知識を持った上で説明を聞いてもらうことができ、スムーズに仕事内容を理解してもらうことができます。

また、口頭のみの説明では一度で完全に理解しきれないことや後で忘れてしまった部分があっても、後任自身にマニュアルを見て確認してもらうことができます。

一人でもマニュアルを通して確認してもらえるようにしておくことで、あなたは後任にかかりっきりになることなく、その分他の仕事に時間を使うことができますよ。

また、マニュアルを作成する際には、文章のみでなくできるだけ図や表を用いるようにするのがコツです。

図や表を用いてまとめるようにすれば、ひと目でどこが重要なポイントなのかが分かりやすく、パッと見ただけで使いやすいマニュアルになりますよ。

2.具体的なノウハウを伝える

スマートに仕事を引き継ぐために、後任には表面的な説明だけでなく、具体的なノウハウを伝えるようにしましょう。

「私の時にはこんなことがあって…その場合はこうしたら上手くいったよ」「こういう事態が起こった時には、こうすると良いよ」など、具体的なノウハウを伝えておくことで、相手は実際に仕事を引き継いだ際のことをイメージしやすくなります。

仕事内容を実際にイメージできれば、業務引継ぎの説明も理解しやすく、最短で引継ぎを終えることができるでしょう。

また、今後同じようなことが起こった時には、あなたから聞いたノウハウを参考にして、落ち着いて対処することができると思いますよ。

3.重要なポイントのみ丁寧に説明する

引き継ぐ内容の中でも、「これはサラッと理解してくれれば大丈夫」「ここだけはきちんと押さえておいてほしい」という部分に分かれるはずです。

業務引継ぎに時間がなく、全てに時間をかけて説明することが難しい場合、「ここだけは!」という重要なポイントについてだけは意識して丁寧に説明するようにしましょう。

メリハリを持った教え方をすることで、「ここが重要なポイントなんだな」ということが後任に分かりやすくなり、記憶にも残りやすくなります。

時間をかけるべきところ・かけなくても良いところを明確にすることで、短時間であってもメリハリのある分かりやすい業務引継ぎができます。

4.疑問点がないかこまめに確認する

説明の途中に、疑問点がないかどうかこまめに確認することがスマートな業務引継ぎのコツです。

「ここまでのところで質問はある?」「分からない部分があった?」とこまめに声をかけてあげることで、確実に理解した上で説明を続けることができ、一度の説明で業務引継ぎを済ますことができます。

いちいち疑問点がないか確認する作業は面倒かもしれませんが、分からない部分からもう一度説明し直す手間が省けるので、結果的に時間の短縮になります。

5.実際に一緒にやってみる

業務内容を一通り説明したあとには、実際に後任と一緒に仕事をやってみるのがスマートな引継ぎのコツです。

「一緒にやってあげる時間がもったいない!」「説明だけで十分でしょ」と思うかもしれませんが、実際に手を動かして一緒にやってみることで、相手が「理解したつもり」になっていないか確認することができます。

また、実際にやってみることで、新たに疑問点が湧いてくることも多いです。

どれだけ最短で仕事を引き継いだとしても、きちんと仕事内容を理解できていなければ意味がありませんよね。

口頭やマニュアルだけでは説明が足りなかった部分が見えることで、時間をあまり使わずとも確実な引継ぎができますよ。

6.いらない資料やデータは処分する

最短で引継ぎを済ますためには、「余計な説明の手間を省く」ことがコツです。

そのためには、あなたが実際に仕事をしてきて使わなかった、不必要だと思った資料やデータは処分しておくと良いです。

一般職の仕事をしていると、資料やデータがどんどん溜まってしまいますよね。「これはいつか使うかもしれない…」といらないものまで残してしまっていることもあるでしょう。

不必要なものは処分し、本当に必要な資料やデータだけ引き継ぐようにすれば、最短で業務引継ぎを済ますことができますよ。

後任としても、スッキリと分かりやすい必要な資料やデータだけが手元に残るので、仕事がしやすくなります。

おわりに

いかがでしたか?時間がない場合の、後任への業務引継ぎのコツが分かったでしょうか?

時間をあまりかけなくても、工夫次第で後任に分かりやすく伝えることは可能です。これらのコツを掴み、スマートに仕事を引き継ぐことができると良いですね!