名刺の整理方法!ひと目で見やすく探しやすい保管アイデア6選!

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社会人になるとどんどん増えてくるのが、「もらった名刺の数」だと思います。

「いつかきちんと整理しよう!」と思いつつも良い整理方法が分からず、いつの間にか枚数が増えすぎて手がつけられなくなった経験がある方も多いと思います。

そこで今回は、名刺の整理方法をご紹介致します。溜まった名刺がバラバラになってしまっていて、活用しきれていないという方は参考にしてみてくださいね。

1.名刺にその人の情報を書き込む!

もらった名刺をきちんと仕事で活用できるものにするためには、「その人の情報を書き込む」という整理方法をぜひ試してみてください。

例えば、名刺交換をした時の「日付」「場所」「その時の仕事内容」「相手の第一印象や特徴」などを書き込んでおくようにすると良いですよ。

直接情報を書き込んでおくことで、あとから見た時にその時の記憶を引き出しやすくなり、「これは誰にもらったんだっけ?」と分からなくなることが少なくなります。

また、情報を書き込むのは名刺の表でも裏でも良いのですが、おすすめは「表」に直接書き込んでしまうことです。

表の方がパッと見た瞬間に情報が目に入ってくるため、整理方法としてより分かりやすいものになると思いますよ!

2.分類方法を決める!

情報を書き込んだ名刺が用意できたら、次は「分類方法」を決めましょう!分類方法が曖昧なままになってしまうと、あとから見て分かりにくく活用しにくい整理方法になってしまいますよ。

分類方法としては、「時系列にする」「名前を五十音順に並べる」「業種別にする」「会社ごとに分ける」などが考えられます。自分が見やすいと思う分類方法を決めてみてくださいね!

また、「会社ごとに分けて、その上で名前を五十音順にする」など分類方法をミックスさせると、さらに分かりやすい整理方法になると思いますよ。

一度決めた分類方法を途中で変更してしまうと、再度整理し直さなければならなくなりとても大変です。自分が使いやすい分類方法をイメージし、よく考えてから決定すると良いですね。

3.分類に合った収納方法を決める!

名刺の分類方法を決定したら、次に分類に合った「収納方法」を決めましょう!

例えば「名前を五十音順」「業種別」「会社ごと」という分類にする場合には、名刺によって順番を入れ替えしなければならなくなります。

そのため、入れ替えが簡単な仕切り付きのボックスや小分けのビニールケースに収納していくのが使いやすい整理方法です。

一方、「時系列」に分類する場合には、もらった順番でどんどん追加していけば良いだけですよね。そのため、ファイルやホルダーに収納していくのが適した整理方法だと言えますよ。

このように、分類方法によって使いやすい収納方法が異なってくるため、よく考えて選ぶようにしてみてくださいね。

4.インデックスを付け、探しやすくする!

分類ごとに収納ができたら、インデックスを付け、必要なものを簡単に探し出せるようにしておきましょう!

「名前を五十音順」に分類するならば、「あ」「い」「う」や「あ行」「か行」「さ行」などのインデックスを付けるようにすると探しやすくなりますね。

また、「時系列」に分類するならば、「〇年〇月」など日付をインデックスにしておくと探しやすくなりますよ。

このようにひと手間かけてインデックスを付けておくことで、せっかく決めた分類を最大限に活かすことができるようになると思います。

5.定期的にいらない名刺を整理するようにする!

ここまでくると、使いやすい整理方法で名刺が整頓できるようになっていると思います。そこで問題になってくるのが、「いらない名刺をどうするのか」ということです。

使わないものまでずっと手元に残しておくことで、「せっかく整理したはずなのに、また使いにくくなってしまった」という事態が起きてしまうこともあると思いますよ。

人からもらった名刺を捨てるのは勇気がいると思いますが、「1年以上使わなかったものは捨てる」「もらった人を思い出せなくなったら捨てる」「年度末などタイミングを決めて捨てる」など、自分なりのルールを決めて整理するようにしましょう。

どうしても捨てるのが不安な場合には、データで残しておくようにすると良いと思いますよ。スキャナしたりコピーをとったりして、コンパクトに記録を残しておくようにしましょう。

6.もらったその日に整理する!

これらの整理方法ができれば、ぐっと見やすい名刺収納が完成しているはずです。

その整理方法をいつまでもきれいに保っていられるよう、次にもらうものからは「もらったその日に整理する」ことを徹底するようにしておきましょう!

取引先でいただいたものは、会社に帰って即情報を書き込み、分類ごとに収納しましょう。記憶が新しいうちに行動することが、分かりやすい整理方法のために一番大切なことですよ!

おわりに

いかがでしたか?枚数が増えすぎバラバラになってしまった時に試してほしい、おすすめの整理方法が分かったでしょうか?

仕事に必要な情報をきちんと整理しておくことで、仕事の効率アップも期待できると思いますよ!ぜひ試してみてくださいね。